Beleid Bescherming Persoonsgegevens | Accent Languages

Accent LanguagesNow, it's yours

 

Beleid Bescherming Persoonsgegevens

Een samenwerking gebaseerd op vertrouwen

Onze klanten staan steeds centraal in ons denkproces. Wij hechten enorm veel belang aan het uitbouwen van langetermijnrelaties. Wederzijds vertrouwen is de hoeksteen voor een duurzame samenwerking. Dat is dan ook ons uitgangspunt voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens.

Welke persoonlijke gegevens verwerken wij en voor welke doeleinden?

In principe verzamelen wij uitsluitend uw professionele contactgegevens, meer bepaald de informaties die u ons vrijwillig doorgeeft en die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening (hierna omschreven).

Een opleiding volgen bij Accent Languages

Teneinde uw opleiding optimaal te organiseren en aan uw specifieke verwachtingen te beantwoorden, verzamelen wij:

  • Contactgegevens: naam, voornaam, titel, geslacht, e-mailadres, rechtstreeks telefoonnummer, GSM, naam van de organisatie waarvoor u werkt en de functie die u er uitoefent, taal waarin u wenst aangesproken te worden.
  • Informatie met betrekking tot uw taalniveau en uw behoeften: de taal waarin u zich wenst te verbeteren, uw startniveau en uw behaald niveau na de opleiding, de behoeften die u nodig acht in de doeltaal.
  • Informatie en historisch overzicht van uw opleiding: aanwezigheidslijsten en geziene leerstof, geboekte vorderingen.
  • Informatie rond uw tevredenheid en uw motivatie: evaluatieformulieren, aantal verbindingen en gespendeerde tijd aan oefeningen op het platform MyVoc, geboekte vorderingen, verbeterpunten, individuele tips.

De aangevoerde grondslag is dat de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van de contractuele relatie met de organisatie waarvoor u werkt.
 

Werken met Accent Languages

Om een langetermijnrelatie uit te bouwen, hebben wij volgende informatie nodig:

  • Contactgegevens: naam, voornaam, titel, geslacht, e-mailadres, rechtstreeks telefoonnummer, GSM, naam van de organisatie waarvoor u werkt en de functie die u er uitoefent, taal waarin u wenst aangesproken te worden.
  • Informatie en historisch overzicht van onze samenwerking: vraag naar inlichtingen, vraag naar opleidingen, vraag naar evaluaties, informatie over een voorziene of gerealiseerde opdracht voor de organisatie waarvoor u werkt.
  • Informatie rond uw tevredenheid verzameld via evaluatieformulieren, telefonische contacten of opvolggesprekken.

De aangevoerde grondslag is dat de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van de contractuele relatie met de organisatie waarvoor u werkt en van gerechtvaardigd belang is voor ons.
 

Onderwijzen bij Accent Languages

Om een langetermijnrelatie uit te bouwen, hebben wij volgende informatie nodig:

  • Contactgegevens: naam, voornaam, titel, geslacht, e-mailadres, rechtstreeks telefoonnummer, GSM en verjaardag.
  • Informatie met betrekking tot uw taalniveau of de talen die u onderwijst en uw professionele ervaring: eLAO-test, curriculum vitae en elke andere informatie die u nuttig acht met ons te delen.
  • Informatie en historisch overzicht van de opleidingen die u geeft: aanwezigheidslijsten, geziene leerstof.
  • Informatie rond uw tevredenheid en die van de personen aan wie u opleidingen geeft: evaluatieformulieren ingevuld door de deelnemers.
  • Foto’s en opnames kunnen genomen worden tijdens events of voor informatieve publicaties of promotionele doeleinden. Indien dit het geval is, zullen wij telkens uw toestemming vragen.

De aangevoerde grondslag is dat de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van de contractuele relatie met Accent Languages.
 

Ons tool « MyVoc » gebruiken

Wij bewaren de gegevens die noodzakelijk zijn om u te kunnen identificeren en u toegang te verschaffen tot het tool.

MyVoc geeft u de mogelijkheid woordenschatlijsten op te slaan en driloefeningen te maken. De lijsten die u intikt en de antwoorden die u ingeeft worden bewaard en geven toegang tot nieuwe vragen met termen en uitdrukkingen die nog niet gekend zijn.

Wij registreren eveneens de data en de duur van uw verbindingen en de data waarop u de oefeningen maakt.

Ten slotte hebben wij uw e-mailadres nodig om u uit te nodigen uw persoonlijke lijsten in te oefenen via het platform. De frequentie van de uitnodigingen bepaalt u zelf.

De aangevoerde grondslag is dat de gegevensverwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van de contractuele relatie met de organisatie waarvoor u werkt.
 

Uw taalniveau op ons platform «eLAO» testen

eLAO heeft als doel uw taalniveau in een doeltaal te bepalen. Hiervoor is het voor ons noodzakelijk de antwoorden, de duur en de datum van de evaluatie op te slaan. Wij berekenen een algemene score, een score per module (woordenschat, luistervaardigheid…) en geven grammaticale verbeterpunten mee.

Gebruikt u eLAO in het kader van een opleiding bij Accent Languages, dan verzamelen wij uw naam en voornaam om u te kunnen inloggen. Voor het verzenden van een verslag per e-mail, hebben wij ook uw e-mailadres nodig.

Gebruikt u eLAO in het kader van een andere organisatie/instelling, zou het kunnen dat deze organisatie/instelling het nodig acht extra gegevens te verzamelen. Voor gedetailleerde informatie neemt u best contact op met ons team of met de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonlijke gegevens van de desbetreffende organisatie/instelling.
 

Onze website bezoeken

U kan onze website bezoeken (accentlang.com) zonder persoonlijke gegevens te moeten ingeven. Maar wij gebruiken cookies om informatie te verzamelen over de pagina’s die gebruikers op onze website bezoeken. Wij verzamelen hiervoor technische gegevens zoals uw IP-adres. Meer info hierover vindt u in ons cookiebeleid.
 

Een formulier invullen op onze website

Wanneer u ons contacteert via een formulier op onze website, verzamelen wij de strikt noodzakelijke informatie om te kunnen antwoorden op uw vraag naar een offerte of inlichtingen: naam, e-mailadres, het onderwerp van uw verzoek.

Reageert u op een vacature, verzamelen wij onder andere de talen die u beheerst, uw professionele ervaring, uw curriculum vitae en elke andere informatie die u relevant acht om ons te communiceren.

De aangevoerde grondslag is ons gerechtvaardigd belang.
 

Zich abonneren op onze newsletter

Om u onze newsletter te kunnen versturen, hebben wij uw e-mailadres nodig en de taal waarin u ze wenst te ontvangen. Wij verzamelen geen andere inlichtingen. Ons abonneebestand is niet gekoppeld aan onze database met gegevens over opleidingen.

Voor statistische doeleinden en met het oog u relevante inhoud toe te sturen, bewaren wij gegevens zoals: welke e-mails wij u richten, of u ze opent, of u in de e-mail op de link klikt naar onze website. Wij kijken na of het e-mailadres dat u ons heeft doorgegeven al dan niet geldig is en of onze e-mails u bereiken.

Wanneer u, via ons online-formulier, aangeeft dat u geen e-mails meer wenst te ontvangen van ons, wordt uw adres automatisch verwijderd uit ons abonneebestand.

De aangevoerde grondslag is ons gerechtvaardigd belang.
 

Deelnemen aan events georganiseerd door Accent Languages

Voor organisatorische redenen kunnen wij uw naam, voornaam, titel, geslacht, adres, e-mailadres of rechtstreeks telefoonnummer of GSM, de naam van de organisatie voor wie u werkt en de functie die u er uitoefent, vragen. Wij moeten ook weten in welke taal u met ons wenst te communiceren en indien u al dan niet vergezeld komt.

Wij maken regelmatig foto’s tijdens onze events maar nooit zonder uw toestemming te vragen.  Deze foto’s zullen nooit gepubliceerd worden zonder opnieuw uw akkoord te hebben gevraagd en bekomen.

Om ons te helpen ons te verbeteren is het ten slotte mogelijk dat wij u vragen een tevredenheidsenquête in te vullen. Deze enquêtes zijn anoniem behalve als u ons de toestemming geeft ze aan uw naam te linken. Ze zullen nooit gepubliceerd worden zonder vooraf uw expliciete toestemming te hebben gekregen.

De aangevoerde grondslag is ons gerechtvaardigd belang.
 

Andere: Publieke gegevens en gegevens die wij indirect verzamelen

Accent Languages behandelt soms publieke gegevens. Het kan bijvoorbeeld gaan om  gegevens die onderworpen zijn aan een publicatieverplichting zoals uw aanstelling als bestuurder van een bedrijf of nog gegevens die u zelf publiek heeft gemaakt via uw website.

Het kan ook gaan over gegevens die publiek zijn bijvoorbeeld omdat ze gekend zijn in uw regio of omdat ze in de pers verschenen zijn. Of het kan gaan over gegevens die gepubliceerd werden door de Kruispuntbank van Ondernemingen of door Graydon.

Ook tijdens seminaries, opleidingen of netwerkevents kunnen gegevens verzameld worden.

Accent Languages kan deze gegevens aanwenden voor prospectie-activiteiten.

 

Doorgifte van persoonsgegevens aan derden

Uw persoonsgegevens worden nooit ter beschikking gesteld van derden, behoudens aan een minimum van vertrouwenspersonen binnen ons bedrijf die dergelijke gegevens nodig hebben voor een correcte implementatie van de te leveren diensten of aan opleidingsverantwoordelijken binnen uw bedrijf.

Bestaat er echter een contractuele relatie, moeten wij ons uiteraard aan onze wetsverplichtingen houden en de vereiste informatie doorgeven aan de bevoegde instanties inzake fiscaliteit of maatschappelijk welzijn.
 

Indien u een opleiding volgt

Enkel uw opleider, onze pedagogische verantwoordelijke, de medewerkers van Accent Languages die uw opleidingsdossier behandelen en de verantwoordelijke van onze database kunnen toegang krijgen tot uw persoonsgegevens.
 

Indien u met Accent Languages werkt

Enkel de medewerkers van Accent Languages die de opleidingen of evaluaties beheren binnen uw organisatie, de opleiders, onze pedagogische verantwoordelijke en de verantwoordelijke van onze database kunnen toegang krijgen tot uw persoonsgegevens.
 

Indien u voor Accent Languages onderwijst

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derden buiten Accent Languages behoudens wanneer een dergelijke doorgifte wordt opgelegd door bevoegde instanties inzake fiscaliteit of maatschappelijk welzijn.
 

Indien u ons tool « MyVoc » gebruikt

Gebruikt u MyVoc in het kader van een opleiding bij Accent Languages, kan uw opleider, onze pedagogische verantwoordelijke, de medewerkers van Accent Languages die uw opleidingsdossier behandelen en de verantwoordelijke voor het informatica onderhoud van het platform toegang krijgen tot uw gegevens gelinkt aan uw persoonlijk account.

Gebruikt u MyVoc online en volgt u geen opleiding, kan enkel een medewerker binnen ons team en de verantwoordelijke voor het informatica onderhoud van het platform toegang krijgen tot uw gegevens gelinkt aan uw persoonlijk account.
 

Indien u uw taalniveau test op ons platform « eLAO »

Gebruikt u eLAO in het kader van een opleiding bij Accent Languages, zullen uw persoonsgegevens en het resultaat van uw taaltest enkel aan uw opleider, aan medewerkers binnen Accent Languages die uw opleidingen beheren en de verantwoordelijke voor het informatica onderhoud van het platform doorgegeven worden.

Gebruikt u eLAO in het kader van een andere organisatie/instelling, de projectbeheerder(s) binnen deze organisatie/institutie, de medewerkers van Accent Languages die het platform beheren en de IT-verantwoordelijke hebben toegang tot de gegevens met betrekking tot uw taaltest.
 

Een formulier invullen op onze website

Vult u een digitaal formulier in via onze website accentlang.com, worden de gegevens ervan niet doorgegeven aan derden.
 

Indien u zich abonneert op onze newsletter

Wij delen onze abonneebestand niet met derden en uw adres zal niet gebruikt worden voor andere verzendingen dan deze waarvoor u geabonneerd bent.
 

Indien u deelneemt aan event georganiseerd door Accent Languages

De gegevens die u ons toevertrouwt worden niet met derden gedeeld behalve indien deze noodzakelijk zijn voor de goede werking van het event en om de veiligheid te garanderen.

 

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk en enkel voor het doel waarvoor we ze hebben ingezameld of om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Met het oog onze dienstverlening of online tools (MyVoc en eLAO) te verbeteren of voor publicitaire doeleinden zou het kunnen dat sommige gegevens die u ons verstrekte langer bewaard worden maar in dat geval worden ze anoniem gemaakt.

Voor administratieve doeleinden archiveert Accent Languages uw naam en voornaam gezien deze gegevens niet gewist kunnen worden in evaluatieverslagen, opleidingsverslagen, aanwezigheidslijsten, tevredenheidsenquêtes, boekhouddocumenten, enz.
 

Indien u een opleiding volgt

Wij bewaren de persoonsgegevens die wij over u hebben ingezameld zolang er een contractuele relatie bestaat met de organisatie die ons uw opleiding heeft toevertrouwd.

Deze contractuele relatie is afgesloten voor onbepaalde tijd ent geeft aan alle deelnemers onbeperkt, en voor onbepaalde tijd, toegang tot het platform MyVoc.  De contractuele relatie blijft bestaan zelfs indien er geen face-to-face of afstandsprestaties zijn gedurende het lopende jaar.  De klant kan per gewone post of per e-mail melden dat hij deze contractuele relatie stopzet.
 

Indien u voor Accent Languages onderwijst

Uw curriculum vitae en andere persoonsgegevens die u ons verstrekte tijdens de sollicitatieprocedure zullen bewaard worden zolang onze samenwerking duurt en eventueel enkele extra jaren om, indien nodig, opnieuw op uw diensten beroep te doen.

De evaluaties van de deelnemers, de aanwezigheidslijsten, de leerstof die u onderwezen heeft en alle andere informatie met betrekking tot de opleidingen die u gegeven heeft, worden voor onbepaalde tijd bewaard en dit, voor administratieve doeleinden hierboven opgesomd en teneinde de volledigheid van onze database te garanderen.

De loonbriefjes, facturen of andere wettelijke documenten worden bewaard zolang dit opgelegd wordt door de bevoegde instanties inzake fiscaliteit en maatschappelijk welzijn.
 

Indien u ons tool « MyVoc » gebruikt

U krijgt onbeperkt toegang tot MyVoc. Uw gegevens worden derhalve bewaard behalve indien u ons expliciet aangeeft dat u uw profiel wenst te wissen.
 

Indien u uw taalniveau test op ons platform « eLAO »

Gebruikt u eLAO in het kader van een opleiding bij Accent Languages, zullen wij uw persoonsgegevens en het resultaat van uw taaltest bewaren zolang er een contractuele relatie bestaat met de organisatie die ons uw opleiding heeft toevertrouwd.

Gebruikt u eLAO in het kader van een andere organisatie/instelling worden de persoonsgegevens in principe tot twaalf maanden na de afloop van de contractuele relatie met deze organisatie/instelling bewaard, maar dit kan variëren van geval tot geval. Best neemt u contact op met ons team of de verantwoordelijke van de verwerking van  persoonsgegevens binnen deze organisatie voor verdere inlichtingen.

Teneinde de werking van eLAO te verbeteren, kunnen de resultaten van uw taaltest anoniem bewaard blijven.
 

Indien u een formulier invult op onze website

Wij bewaren de antwoorden op digitale formulieren van onze website accentlang.com maximum gedurende 2 jaar.
 

Indien u zich abonneert op onze newsletter

Uw e-mailadres komt voor in onze abonneelijst. U kan u ter allertijden online uitschrijven en geen e-mails meer van ons ontvangen.

 

Wij beschermen uw gegevens. Hoe?

Wij nemen alle nodige technische maatregelen en optimaliseren ons organisatieproces om de beveiliging van uw persoonsgegevens maximaal te waarborgen en ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd tegen onrechtmatige of ongeoorloofde toegang, verlies of diefstal door:

  • Een restrictief beheer van de toegangsrechten voor de gebruiker of bevoegde beheerder
  • De beveiliging van ons bedrijfsnetwerk door middel van tools die externe inbraken in het netwerk bestrijden (firewall en bijgewerkte ESET-antivirus)
  • Geen gebruik te maken van onveilige harde schijven of back-ups
  • De gegevens die in SAAS-modus gehost worden te beschermen via beveiligde stromen (TSL/SSL, https) en de SAAS-servers tegens DDOS-aanvallen te beschermen
  • Het beveiligen van fysieke toegang tot het pand waar de gegevens worden verwerkt/opgeslagen
  • Onze bedrijfs- en IT-teams te sensibiliseren en op te leiden op vlak van de bescherming van persoonlijke gegevens.

Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en aangepast om u permanent een hoog beveiligingsniveau te garanderen. 

 

U behoudt de controle van uw gegevens

De persoonsgegevens die u ons toevertrouwde zijn uw recht. U kan op elk moment vragen ze:

  • te raadplegen
  • te verbeteren
  • te wissen

Het volstaat onze verwerkersverantwoordelijke te contacteren via e-mail: privacy@accentlang.com of per post op volgend adres:

ACCENT Languages
Parc Artisanal
11-13 Complexe Arrobas
4671 Barchon

 

U heeft vragen met betrekking tot onze privacy policy en ons beleid omtrent bescherming van persoonsgegevens?

De bescherming van uw persoonsgegevens is voor ons van hoogste belang en ons team kan uw vragen beantwoorden. Contacteer ons per e-mail  (privacy@accentlang.com) of per telefoon tijdens de werkuren:  +32 (0)4.387.86.66.

 

 

Een klacht indienen

Wij hebben het volste vertrouwen dat wij uw vragen kunnen beantwoorden inzake respect en beveiliging van uw persoonsgegevens en nodigen u uit ons team te contacteren.

Mocht u alsnog ontevreden zijn over de opvolging van uw verzoeken, kunt een klacht indienen bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer:

Drukpresstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be

 

Dit beleid met betrekking tot de beveiliging van uw persoonsgegevens kan ter allertijden aangepast worden. Wij raden u aan ze regelmatig te raadplegen.

ACCENT Languages
Parc Artisanal
11-13 Complexe Arrobas
4671 Barchon

Opgemaakt op 5 mei 2018